ลด DOWNTIME เพิ่มประสิทธิภาพ

โดย : จำลักษณ์ ขุนพลแก้ว

จาก กรุงเทพธุรกิจออนไลน์

ลีนคือความรู้ ชุดของเครื่องมือที่องค์กรใช้เพื่อนเวลาและกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มออกไปจากกระบวนการ

ลีนคือความรู้และชุดของเครื่องมือที่องค์กรใช้เพื่อนำเอาเวลาและกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่ม (non-value added work) ออกไปจากกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรประเภทใดล้วนแล้วแต่มีหน้าที่ในการส่งมอบคุณค่าแก่ลูกค้า (ในภาคการศึกษาคือ นักเรียน ในโรงพยาบาลคือ คนไข้ ในหน่วยงานบริการภาครัฐคือ ประชาชน)

ถ้าย้อนประวัติศาสตร์กลับไปในอดีต ปี 1910 ที่ Henry Ford ทำงานร่วมกับ Frederick Taylor (บิดาศาสตร์ด้านวิทยาการจัดการ) Frank Gilbreth (บิดาวิศวกรรมอุตสาหการ) และ Henry Grantt (ผู้คิด Grantt Chart) ในการพัฒนาระบบการผลิตด้วยการประกอบชิ้นส่วนจำนวนมากมายในเวลาที่สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งถือเป็นยุคบุกเบิกของการนำความรู้ทางวิทยาศาสตร์มาใช้ในการจัดการ จนถึงยุคปฏิวัติการผลิตใหม่ในแบบญี่ปุ่น (Taiichi Ohno’s Revolutions) โดย Taiichi Ohno ได้นำแนวคิดจากค่ายตะวันตกไปต่อยอดจนกลายเป็นระบบการผลิตแบบโตโยต้าในที่สุด และเมื่อถึงยุคที่โลกตื่นตัวกับการผลิตแบบยืดหยุ่น (Flexible Manufacturing) Ohno ยังได้ร่วมมือกับ Shigeo Shingo จนได้เทคนิคการผลิตที่รวดเร็วที่เรียกว่า SMED (Single Minute Exchange Die) หรืออีกชื่อหนึ่งว่า Rapid Changeover ซึ่งได้แรงบันดาลใจระหว่างการเดินทางไปอเมริกา และได้เห็น Indy500 รถแข่งใน Pit Stop ที่เติมน้ำมันและรับบริการต่างๆได้ในเวลาสั้นมาก

แต่นั่นก็ไม่ใช่ทั้งหมดที่ Ohno เห็นในอเมริกา เขาสังเกตว่า สินค้าคงคลังที่ร้านค้าในอเมริกามีจำนวนมาก ทำไมจะต้องสั่งวัตถุดิบจำนวนมากมาเก็บรอไว้สำหรับการผลิต ในเมื่อสามารถสั่งมาใช้เท่าที่จำเป็นเท่านั้น ทุกวันนี้ถ้าใครได้มีโอกาสไปเยี่ยมโรงงานประกอบรถยนต์โตโยต้า จะเห็นว่าทุกๆ 57 วินาทีจะมีรถยนต์ออกมา 1 คัน และเป็นแบบ Mass Customization คือมีแบบ รุ่น และสี ผสมกันได้ในไลน์การผลิตเดียวกัน ตามคำสั่งซื้อของลูกค้า โดยไม่ต้องรอรอบการผลิตรถยนต์แต่ละรุ่นในจำนวนมากให้แล้วเสร็จก่อน จึงถือได้ว่ารถยนต์ 1 คัน เท่ากับ 1 ล็อตไซต์นั่นเอง

หลักการลีนของ Womach ที่มีความสั้น กระชับ ง่าย ได้ใจความ ประกอบด้วย

1.Value (คุณค่าในสายตาลูกค้า) ทำเฉพาะสิ่งที่เป็นประโยชน์และมีความสำคัญกับลูกค้า

2.Value Stream (สายธารคุณค่า) วิเคราะห์และทำความเข้าใจกับขั้นตอนต่างๆ ว่าอันไหนเป็นกระบวนการสร้างมูลค่า อันไหนเป็นกระบวนการที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่า

3.Flow (การไหล) รักษาสภาพให้งานเคลื่อนไปตลอดเวลา ตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสกท้าย กำจัดความสูญเปล่าที่ทำให้งานล่าช้า ติดขัด และเสียหาย

4.Pull (ใช้สัญญาณการดึง เพื่อเริ่มการผลิต) เพื่อหลีกเลี่ยงการทำอะไรมากเกินไป โดยจะเริ่มทำต่อเมื่อมีความต้องการเข้ามาเท่านั้น

5.Strive for Perfection (มุ่งสู่ความสมบูรณ์แบบ) ไม่มีระดับสมรรถนะที่เหมาะสมหรือดีที่สุด หากแต่จะต้องปรับปรุงให้ดีขึ้นเรื่อยๆ

กรณีโตโยต้าประเทศไทย ที่มีการปรับปรุงสมรรถนะให้สอดรับกับการขยายตัวอย่างมากของตลาดรถไทย ในปีพ.ศ. 2553 ส่งผลให้กำลังการผลิตทุกโรงงานแทบจะไม่เพียงพอรองรับ จึงต้องเพิ่มเวลาทำงานเป็น 2 กะ และเพิ่มการทำงานล่วงเวลา(OT) อีกโรงงานละ 5 ชั่วโมง แต่ความต้องการของตลาดที่มีมากกว่า โตโยต้าจึงต้องลดเวลาผลิตต่อคันลง โดยมีแผนลดเวลารถยนต์ออกจากสายการผลิตโรงงานเกตเวย์จาก 1.4 นาที เป็น 1.25 นาที โรงงานบ้านโพธิ์ลดลงมาเป็น 1.8 นาที และโรงงานสำโรง จังหวัดสมุทรปราการ ลดเวลาลงเป็น 51 วินาที ซึ่งถือว่าเป็นโรงงานที่มีประสิทธิภาพการผลิตที่ดีที่สุดในโลกของโตโยต้า ปัจจุบันทั้ง 3 โรงงานสามารถผลิตได้ในเวลาเพียง 56 วินาที จึงแสดงให้เห็นศักยภาพของโตโยต้าในประเทศไทย ที่จะเป็นฐานการผลิตระดับโลกทั้งปิกอัพและเก๋ง

แต่เดิมความสูญเปล่าที่ใช้อ้างอิงกันจากระบบ Just-in time ที่เป็นส่วนหนึ่งของระบบการผลิตแบบโตโยต้า (Toyota Production System – TPS) นั้น แบ่งออกเป็น 7 ประการ ที่เรียกกันคุ้นหูเป็นคำคล้องจองในแบบไทยๆว่า ย้ายบ่อย คอยนาน สต๊อกบาน งานผิด ผลิตเกิน เดิน-เอื้อม-หัน ขั้นตอนไร้ค่า และมาเพิ่มเติมอีกหนึ่งความสูญเปล่าในยุคหลังคือ การใช้ประโยชน์จากทรัพยากรไม่เต็มกำลัง

โดยความสูญเปล่า 8 ประการนี้ องค์การเพิ่มผลผลิตแห่งเอเชีย (Asian Productivity Organization – APO) ได้ให้นิยามใหม่ในรูปแบบที่จำได้ง่ายเป็นภาษาอังกฤษว่า DOWNTIME โดยนำเสนอให้ทุกองค์กรต้องสำรวจตรวจสอบ และดำเนินการลดทอนหรือกำจัดออกไปให้ได้ ด้วยการใช้กระบวนการคิดแบบลีน (Lean Thiking) ได้แก่

1.D-Defects (Wrong/inaccurate information, rework) เกิดของเสีย ข้อผิดพลาด และการแก้ไขงานอยู่เสมอ

2.O-Overproduction (Producing too much, too early) การผลิตมากเกินไป คาดการณ์ผิด หรือเผื่อกรณีมีปัญหา อันเนื่องมาจากระบบการผลิตเชื่อถือไม่ได้

3.W-Waiting (For people, information or supplies) ความล่าช้า และการรอคอยอันเนื่องมาจากความไม่พร้อมหรือเตรียมการไม่ทัน ทำให้ขาดข้อมูล ขาดวัตถุดิบ ขาดคน ขาดอุปกรณ์ เป็นต้น

4.N-Non-utilized Talent (Poor utilization of existing talents, ideas, abilities, and skill sets) การใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่มีอยู่ไม่ได้เต็มที่ หรือเต็มกำลังความสามารถ โดยเฉพาะทักษะ ความรู้ และความสามารถของคน

5.T-Transportation (Movement of something farther than necessary) มีการขนส่ง เคลื่อนย้ายในระยะทางไกล อ้อมไปมา ใช้เวลามาก หรือระยะทางใกล้แต่เคลื่อนย้ายบ่อย

6.I-Inventory (Excess stock or things in queue waiting) สินค้าคงคลัง โดยเฉพาะวัตถุดิบและชิ้นส่วนมากเกินความจำเป็น เป็นภาระในการดูแล เปลืองสถานที่จัดเก็บ ต้นทุนจม และยังอาจทำให้เสื่อมสภาพได้ด้วย

7.M-Motion (Unnecessary motion not required to perform tasks) การเคลื่อนไหวของผู้ปฏิบัติงานที่ไม่ถูกหลักการยศาสตร์ เป็นผลให้เกิดการล้า บาดเจ็บ และทำงานได้ช้าลง

8.E-Excess Processing (Producing things or completing a task not needed) ขั้นตอนการผลิตไม่มีประสิทธิผล ออกแบบกระบวนการไม่ดี ทำให้ผลิตได้ไม่เต็มกำลัง

ปัจจุบันมีการนำแนวคิดลีน มาใช้ในภาคบริการกันมากขึ้น ในกรณีตัวอย่างงานด้านสาธารณสุข ถ้าเราตระหนักและมุ่งมั่นที่จะพัฒนาปรับปรุง โดยเริ่มต้นสำรวจตรวจสอบความสูญเปล่าในทุกกระบวนการหรือขั้นตอนของการรักษาพยาบาล ตั้งแต่ผู้ป่วยและญาติเข้ามาที่โรงพยาบาล อาทิ ซักประวัติ ตรวจวินิจฉัย ให้การรักษา จ่ายยา ชำระเงิน นัดหมาย จนกระทั่งออกจากโรงพยาบาลไป ดังนั้นเมื่อสำรวจตรวจสอบพบความสูญเปล่าทั้ง 8 ประการในจุดใดก็ตาม ให้ดำเนินการใน 4 ลักษณะนี้ในทางใดทางหนึ่งคือ ขจัดออกไป (Eliminate) ควบรวมเข้าด้วยก้น (Combine) จัดลำดับขั้นตอนใหม่หรือทำคู่ขนาน (Rearrange) และทำให้ง่ายขึ้นด้วยแนวคิดใหม่หรือเทคนิควิธีการใหม่ (Simplify) รับรองได้ว่าเห็นผลการเปลี่ยนแปลงอย่างแน่นอน

สำนักงานบัญชี,สำนักงานสอบบัญชี,ทำบัญชี,สอบบัญชี,ที่ปรึกษา,การจัดการ,เศรษฐกิจการลงทุน