จากประชาชาติธุรกิจ

คอลัมน์ เอชอาร์ คอร์เนอร์
โดย ธำรงศักดิ์ คงคาสวัสดิ์-เรื่อง http://tamrongsakk.blogspot.com

Job Description หรือมักจะเรียกกันย่อ ๆ ว่า JD หรือบางแห่งอาจจะเรียกว่า Job Profile หรือ Job & Role ซึ่งแปลเป็นไทยว่าใบกำหนดหน้าที่งาน หรือใบพรรณนางานก็ว่ากันไป

เป็นที่รู้กันดีว่า JD เป็นเอกสารที่บอกให้ "ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้" รู้ว่าตำแหน่งนี้มีขอบเขตหน้าที่ และความรับผิดชอบอะไรบ้าง งานในตำแหน่งนี้สำคัญต่อองค์กรอย่างไร มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับตำแหน่ง และหน่วยงานอื่น ๆ อย่างไร และคนที่จะมาทำงานในตำแหน่งนี้จะต้องมีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง

โปรดสังเกตคำในเครื่องหมายคำพูดข้างต้นนะครับ ?

เพราะ ผมอยากจะเน้นในเรื่องนี้ว่า JD จะต้องเขียนเพื่อให้ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งแทนคนเดิมได้รู้ว่าตัวเองจะต้องทำ งานอะไร หรือจะต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง

ดังนั้น คนที่เขียน JD จะต้องคำนึงถึงคนอ่าน (ที่จะมาดำรงตำแหน่งแทน) ว่าเขาจะอ่านรู้เรื่องหรือไม่ จริงไหมครับ คนเขียน JD จึงไม่ควรเขียนแบบตัวเองเข้าใจเอง (เพราะตัวเองดำรงตำแหน่งนี้อยู่แล้ว) แถมไปคิดต่ออีกว่าคนที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้คงต้องมีประสบการณ์ทำงานบ้างแล้ว ก็ต้องรู้สิว่าควรจะทำอะไรบ้าง ก็เลยเขียน JD ชนิดที่พอคนมาดำรงตำแหน่งแทนอ่านแล้ว สับสนงงมากขึ้นไปอีก

ดังนั้น หากเขียน JD ไว้ไม่ดีจะเกิดปัญหาทำนองนี้ครับ

1.ผู้มาดำรงตำแหน่งแทนจะสับสนกับสายการบังคับบัญชาที่เขียนไว้ไม่ชัดเจน

2.คนที่เข้ามาทำงานใหม่แทนคนเดิมไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เพราะอ่าน JD แล้วไม่เข้าใจ

3.เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน ขัดแย้งกัน หรือเรียกศัพท์ยอดนิยมวันนี้คือ "มีพื้นที่ทับซ้อนกันในงาน"

4.วางแผนฝึกอบรมหรือพัฒนาได้ยาก

5.เกิดปัญหาในการสรรหาคัดเลือกคนเข้าทำงานเพราะไม่ทราบว่าต้องมีคุณสมบัติที่ชัดเจนเป็นอย่างไร

6.ประเมินผลการปฏิบัติงานไม่ตรงกับงานที่รับผิดชอบ

7.ขาดข้อมูลในเรื่องงานและความรับผิดชอบที่ชัดเจนเมื่อจะเลื่อนตำแหน่ง

8.ฯลฯ

แล้วถ้าอย่างงั้นควรจะเขียน JD ยังไงดีล่ะ....ผมแนะนำดังนี้ครับ

1.เขียนงานโดยคำนึงถึงผู้ที่มาปฏิบัติงานในตำแหน่งนี้ ไม่ใช่เขียนในฐานะผู้ที่ครองตำแหน่งนี้

2.เขียนงานที่ปฏิบัติอยู่จริงในปัจจุบัน และงานที่ผู้ดำรงตำแหน่งนี้จะต้องทำ

3.เขียนให้ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้เข้าใจว่าตนเองจะต้องทำหรือรับผิดชอบในเรื่องใดบ้าง

4.หลีกเลี่ยงการเขียนที่เยิ่นเย้อ ควรเขียนให้ได้ใจความและเข้าใจง่าย

5.ใช้คำหรือข้อความที่ชัดเจนตรงประเด็นเข้าใจง่าย ไม่ห้วนสั้นจนอ่านแล้วต้องตีความกันเอาเอง

6.เขียนให้ถูกต้องตรงกับงานที่ทำจริง ไม่เขียนงานติดตัวคนหรืองานฝาก แต่ให้เขียนงานที่ใครจะมาทำงานในตำแหน่งนั้นจะต้องทำ

7.เขียนให้สมบูรณ์ ครอบคลุมงานที่ผู้มาดำรงตำแหน่งนั้นจะต้องรับผิดชอบทั้งหมด

8.ศัพท์ เทคนิคตัวอักษรย่อ หรือภาษาต่างประเทศซึ่งแปลเป็นภาษาไทยแล้วเข้าใจได้ยากควรมีคำอธิบายหรือมี วงเล็บอธิบายด้วยภาษาไทยที่ทำให้เข้าใจชัดเจน

9.ถ้าจำเป็นต้องอ้างถึงบุคคล ให้ใช้ชื่อตำแหน่งของบุคคล หรือหน่วยงานที่บุคคลนั้นสังกัด

จาก ที่ผมเล่ามาทั้งหมดนี้ ท่านคงจะเห็นความสำคัญของการเขียน JD มากขึ้นแล้วนะครับ คราวนี้ก็มาถึงคำตอบของคำถามที่ว่า แล้วใครล่ะควรจะเป็นคนที่เขียน JD ?

คราวนี้คงตอบได้ไม่ยากแล้วใช่ไหมครับว่า...ผู้ที่เหมาะสมจะเขียน JD ก็คือ "ผู้ดำรงตำแหน่งนั้น ๆ" หรือเจ้าของตำแหน่งนั่นแหละครับ

หรือ จะบอกว่าการเขียน JD เป็นหน้าที่ของผู้ดำรงตำแหน่งในแต่ละหน่วยงานเป็นคนเขียน ไม่ใช่ให้ฝ่ายบุคคลเป็นคนมานั่งเขียน JD แทนผู้ดำรงตำแหน่งต่าง ๆ ทุกฝ่ายในองค์กรนะครับ !

ทุกวันนี้เมื่อผมไปบรรยายในองค์กรต่าง ๆ ยังได้ยินได้ฟังอยู่เสมอ ๆ ว่าแต่ละหน่วยงานจะโยนหน้าที่การเขียน JD มาให้ฝ่ายบุคคลเขียนแทน โดยอ้างว่าไม่รู้หลักการเขียน JD บ้าง ไม่มีเวลาบ้าง ฯลฯ ก็อ้างกันไป

แต่ประเด็นคือ ฝ่ายบุคคลไม่ใช่เจ้าของงาน ไม่ใช่ผู้ดำรงตำแหน่งทุกตำแหน่งในองค์กร แม้จะรู้ว่าตำแหน่งไหนทำงานอะไรแต่ก็เป็นการรู้แบบคร่าว ๆ เมื่อให้ฝ่ายบุคคลเขียน JD จะไปถูกต้องครบถ้วนเหมือนกับเจ้าของงานเขียนได้ยังไงละครับ แถมเมื่อเกิดปัญหาในเรื่อง JD เช่น เวลาสรรหาผู้สมัครงานแล้วคุณสมบัติเกิดไม่ตรงกับที่ Line Manager ต้องการ ก็จะโทษว่าเพราะฝ่ายบุคคลเขียน JD ไว้ไม่ดีเลยทำให้ Spec การรับคนไม่ตรง ฯลฯ เกิดปัญหาดราม่าในองค์กรขึ้นมาอีก

ดังนั้น งานใครงานมัน ใครเป็นเจ้าของตำแหน่งคนนั้นเป็นคนเขียน JD น่ะถูกต้องที่สุดแล้วครับ เมื่อเขียนเสร็จก็เป็นหน้าที่ของผู้บริหาร (ผู้จัดการฝ่าย) ในแต่ละฝ่ายจะต้องอ่านตรวจสอบความถูกต้อง

ถ้าไม่รู้วิธีการเขียน ฝ่ายบุคคลก็ควรจะเป็นคนสอนหรือแนะนำหลักการหรือวิธีการเขียนให้กับหน่วยงาน ต่าง ๆ แล้วเป็นคนคอยช่วยดูช่วยเกลา JD ให้กับหน่วยงานต่าง ๆ จะดีกว่า

หวังว่าเราคงเข้าใจหลักการและคนที่จะต้องรับผิดชอบในการเขียน JD ตัวจริงเสียงจริงกันเสียทีนะครับ

สำนักงานบัญชี,สำนักงานสอบบัญชี,ทำบัญชี,สอบบัญชี,ที่ปรึกษา,การจัดการ,เศรษฐกิจการลงทุน