จาก กรุงเทพธุรกิจออนไลน์
พอใจ พุกกะคุปต์
เมื่อ 3 ตอนที่ผ่านมา เราคุยกันถึงเรื่องกระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง ที่คนทำงานสามารถนำไปประยุกต์ใช้
เพื่อผลักดันให้เกิดการผันเปลี่ยนอย่างสำเร็จและยืนยง
กระบวนการนี้มีชื่อย่อว่า ADKAR
A คือ Awareness ตระหนัก รับรู้ว่าต้องเปลี่ยนอะไร เพราะอะไร ข้อดีของการเปลี่ยน และข้อเสียของการไม่เปลี่ยนคืออะไร
D คือ Desire มีใจพร้อมเปลี่ยน
หากมีใจ แม้ยาก ก็ง่ายขึ้น
หากไม่มีใจ แม้ง่าย ก็ทำให้ยากได้...ไม่ยาก
วันนี้มาคุยกันต่อในหัวข้อต่อไป คือ K - Knowledge ความรู้ ความเข้าใจเรื่องวิธีการ ว่าต้องทำอย่างไรในการนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลง
คำเตือน: ผู้ที่มีหน้าบริหารการเปลี่ยนแปลง มักนึกถึงการอบรมให้ความรู้ หรือ การให้ Knowledge เป็นลำดับต้นๆ ของกระบวนการเปลี่ยนแปลง
แถมคาดหวังอย่างไม่ได้ตั้งใจว่า เมื่อใครๆ เข้าใจวิธีใช้ระบบ ERP ใหม่ วิธีขายแบบใหม่ หรือ กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงานใหม่ ฯลฯ การเปลี่ยนแปลงน่าจะต้องเกิด
สรุปง่ายๆ คือหวังว่า
เขารู้ว่าทำอย่างไร = เขาจะใช้ความรู้ไปปฏิบัติให้เกิดการเปลี่ยนแปลง
ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารการเปลี่ยนแปลงขอแสดงความเสียใจว่า การเปลี่ยนแปลงไม่น่าจะเกิดง่ายๆ และตรงไปตรงมา หาไม่ ใครๆ คงเปลี่ยนได้ดังหวัง ไม่ต้องนั่งกุมขมับเช่นนี้
มีองค์กรนับไม่ถ้วน ล้วนประสบปัญหาคล้ายคลึงกันมาก เพราะต่างมีวิบากกรรมเดียวกัน
ลงทุนว่าจ้างที่ปรึกษาให้มาปรับระบบ เปลี่ยนขั้นตอน เติมแนวทางใหม่ในการทำงาน ฯลฯ สารพัดจัดให้แบบไม่น้อยหน้าใครในยุทธจักรการแข่งขัน
จากนั้น ไม่ที่ปรึกษา ก็ HR หรือ ทีมภายในที่เกี่ยวข้อง มีหน้าที่ขอร้องแกมบังคับ ให้ฝูงชนตาดำๆในองค์กร มานั่งฟังเขาสอนว่าระบบใหม่ใช้อย่างไร เพราะในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า พี่ป้าน้าอาต้องใช้ระบบนี้แล้วนะครับ
แต่..ยามเวลาเริ่มใช้ระบบใหม่มาถึง หลายๆ พี่ซึ่งทำท่าคล้ายๆ เรียนมาแล้ว จะเปลี่ยนท่าเป็นออกอาการมึนงง สงสัยว่าระบบใหม่ใช้อย่างไร ขอให้เจ้าของเรื่องมาช่วยอธิบายอีกหลายที หรือ พี่ขอใช้ของเก่าไปก่อนแล้วกัน !
ตัวอย่างข้างต้น เป็นกรณีศึกษาที่เห็นเป็นธรรมดาทั่วไป ซึ่งตอนนี้ หวานนักเปลี่ยนแปลงอย่างเรา เพราะเห็นที่ให้พัฒนาได้ชัดเจนหลายประเด็น เช่น
หากอยากให้ K Knowledge ราบรื่น ไม่ฝืดฝืนใจ กรุณาอย่าให้ K นำหน้ามาก่อน Awareness และ Desire
หากพี่ทั้งตระหนักว่าการเปลี่ยนแปลงคืออะไร (A) และ พี่มีใจไม่งอแง (D) เราไม่สอน (K) พี่เขาก็ตามง้อ เพราะอยากรู้อยากเรียน
Knowledge เรียนรู้ว่าทำอย่างไร ต่างจากทำได้ ทำเป็น อันเป็นกระบวนการ ที่ต่อจาก K ใน ADKAR ซึ่งเราจะกล่าวถึงต่อไป
ย้ำ พี่รู้วิธี กับ พี่ทำได้ ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน
ธรรมชาติการเรียนรู้ของผู้ใหญ่ที่ทำงานแล้ว หรือ Adult Learners แตกต่างจากการเรียนของนักเรียนนักศึกษาในหลากหลายมิติ
ตัวอย่างข้างต้น คือ การสอนเพื่อให้เขาเตรียมพร้อมใช้ใน อีกหลายเดือนข้างหน้า
มิน่าเล่า พอถึงเวลา พี่บอกว่า “ลืมแล้ว” เพราะตอนเรียน รู้สึกว่ารอได้ อีกตั้งหลายเดือน
เราคนทำงาน แตกต่างจากนักเรียนในโรงเรียน ที่พร้อมใช้เวลาเรียนวิชาต่างๆ ทั้งระดับประถม มัธยมและปริญญา เพื่อหวังได้ใช้จริงยามทำงานในอีก 5-10 ปีข้างหน้าเป็นอย่างต่ำ!
แนวทางการเรียนรู้แบบผู้มีวัยเป็นวุฒิ มีให้เข้าใจไม่สิ้นสุด นอกจากทำให้พี่เห็นประโยชน์ว่า เรียนแล้วได้ใช้ทันที มีอาทิ
-อย่าทำให้พี่เบื่อ สิ่งที่ทำให้พี่หลับโดยไม่ต้องนับแกะ คือ ให้อาจารย์มากระหน่ำสอนทฤษฎี ยัดเยียดโมเดลโน่นนี่ ทุกวิธีในโลกนี้ที่มีในตำรา
ไว้พี่อยากเปลี่ยนอาชีพเป็นอาจารย์เมื่อไหร่ อาจจะตั้งใจเรียนให้ดู
-อย่าให้พี่นั่งฟังข้างเดียว ให้พี่ได้มีโอกาสออกความเห็น ให้ลองทำให้เป็นดูบ้าง เรียนแล้วไม่ได้ทำ จำไม่ได้ไง
-อย่าต้องให้พี่จินตนาการมากมาย โดยใช้สถานการณ์ที่แสนห่างไกลกับสิ่งที่ใกล้ตัว เดี๋ยวพี่มั่วน้า
-อย่าให้เรียนตามตำราแบบเด็กๆ เอาปัญหาเล็กใหญ่ในงานจริงมาแก้ มาคุย ค่อยน่าลุย น่าเรียนหน่อย
-อย่าบังคับจิตใจพี่มากมาย ขอเรียนแบบสบายๆ บ้างได้ไหม แบบให้เกียรติผู้เรียนที่เป็นผู้ใหญ่ ที่มีประสบการณ์ แถมมีงานยุ่ง เช่น ให้โอกาสเลือกเวลาเรียน กรุณาอย่ายุ่งและบังคับจิตใจว่าจะต้องนั่งตรงไหน ให้พี่ได้มีโอกาสแสดงความรู้บ้าง แต่อย่าทำให้พี่เสียหน้าท่านกลางประชาชนในห้อง บางคนเขาเป็นลูกน้องนะครับ ฯลฯ
สรุปว่า อย่าฝืนธรรมชาติ
นอกจากนั้น การช่วยให้คนทำงานเรียนรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องใช้หลากหลายวิธีผสมผสาน เพิ่มเติมจากการเรียนรู้ผ่านการอบรมในห้อง อาทิ
มีการเสริมด้วยการ โค้ชตัวต่อตัว โดยหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือ ผู้เชี่ยวชาญ ยามทำจริง สอนไป ทำไป เรียนไปใช้ได้ทันที พี่น่าจะยินยอมพร้อมใจทั้งเรียนให้รู้ และดูให้เป็นมากขึ้น
มี “ตัวช่วย” ที่เรียกว่า Job Aids เพื่อเสริมความรู้ ความเข้าใจในเรื่องที่ต้องใช้ต้องทำ ไม่ว่าจะเป็นคู่มือ Manual, รายการ Checklist เพื่อกันหลุด, แบบฟอร์มต่างๆ, หรือ รายการ FAQ - Frequently Asked Questions คำถามที่พบบ่อย มีคำตอบให้ จะได้ไม่งง เป็นต้น
ครั้งหน้ามาคุยกันต่อว่า ผู้บริหารการเปลี่ยนแปลงทำอย่างไรได้บ้างเพื่อสร้าง Ability ความสามารถในการปฏิบัติ ซึ่งเป็น A ที่ต่อจาก K ใน ADKAR
การเปลี่ยนแปลงใกล้ความจริงเข้ามาทุกขณะแล้วค่ะ
สำนักงานบัญชี,สำนักงานสอบบัญชี,ทำบัญชี,สอบบัญชี,ที่ปรึกษา,การจัดการ,เศรษฐกิจการลงทุน
