พอใจ พุกกะคุปต์
จาก กรุงเทพธุรกิจออนไลน์
ตอนนี้คนไทยน้อยท่านที่ไม่คุยไม่คิดเรื่อง “ทำอย่างไรยามวิกฤติ” ช่วงชีวิตจมน้ำ
ทีมวิทยากรและที่ปรึกษาอย่างดิฉัน จึงกระหน่ำรับโทรศัพท์จากหน่วยงานหลากหลายให้ช่วยจัดสัมมนา เรื่อง การบริหารวิกฤติ
แม้จะช้าไปนิด เพราะวิกฤติเกิดแล้ว แต่ก็ยังไม่สาย เพราะต่อไป ทำใจไว้ได้เลยค่ะ จะมาอีก...เรื่อยๆ
ดิฉันขอโอกาสนี้เล่ากระบวนการบริหารวิกฤติฉบับย่อ เพื่อเป็นแนวทางสำหรับท่านผู้อ่านไว้ใช้ได้กับทั้งองค์กร ทีมงาน และชีวิตส่วนตัว เพื่อเสริมความพร้อมในการรับมือกับสถานการณ์ที่คับขันชั้นวิกฤติ
คำนิยามของวิกฤติในที่นี้คือ สถานการณ์ที่ก่อให้เกิดปัญหาอันส่งผลกระทบอย่างรุนแรง ไม่ว่าต่อองค์กร ทีมงาน หรือบุคคล
กระบวนการบริหารสถานการณ์วิกฤติอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล มิใช่เพียงการรู้ว่าต้องทำอะไรยามเกิดวิกฤติ หากต้องมีการวางแผนก่อนวิกฤติ ตลอดจนมีแผนว่าจะทำอย่างไรต่อหลังวิกฤติคลี่คลาย
ดังนั้นกระบวนการบริหารวิกฤติ จึงมี 3 ขั้นตอนหลัก คือ 1. ดัก 2. ดำเนินการ 3. เดินต่อ
1.ดักวิกฤติ
ทำอย่างไรจึงจะดัก กักไม่ให้วิกฤติเกิด หรืออย่างน้อยลดการเกิดเหตุร้ายได้ด้วยการป้องกัน
กระบวนการสำคัญในขั้นแรกนี้ คือ การให้ทีมช่วยกันระดมความคิดว่าวิกฤติที่อาจเกิดน่าจะมีอะไรบ้าง
จากนั้น เรียงลำดับว่า เราจะลงทุนลงแรงดักหรือป้องกันวิกฤติใด เพราะจำนวนวิกฤติที่คิดได้คงมีมากมาย ดักทุกอย่างไม่หวาดไม่ไหว ต้องเลือกดักตัวหลักๆ ตัวเป้งๆ
แนวทางการเลือก คือ มองหาตัววิกฤติที่หากเกิดจะส่งผลกระทบรุนแรง ยิ่งมีสิทธิ์เกิดสูง ยิ่งต้องเลือก
เมื่อเรียงลำดับและเลือกแล้ว ขั้นต่อไปคือ มองหาสาเหตุที่ทำให้วิกฤตินั้นอาจเกิด แล้วไปขจัดที่เหตุ
ตัวอย่างการป้องกันวิกฤติในระดับบุคคล เช่น วิกฤติด้านสุขภาพ วันร้ายคืนร้าย เราเจ็บหัวใจ ล้มทั้งยืน ต้องถูกหามส่งโรงพยาบาล เข้าห้องฉุกเฉิน ถือเป็นวิกฤติชีวิตแน่นอน
การดำเนินการขั้นดัก คือ ต้องนั่งวิเคราะห์ว่าตัวเราอาจป่วยเป็นโรคอะไรได้บ้าง ด้วยกรรมพันธุ์และวิถีการดำรงชีวิต คงคิดได้หลายโรค นับไม่ถ้วน ตั้งแต่โรคหัวใจ ไล่ถึง เป็นสิว นิ้วเท้าเปื่อย
จากนั้น จึงเลือกโรคหลักที่วิเคราะห์แล้วว่ามีสิทธิ์เป็นสูง และเมื่อเป็น จะเกิดผลกระทบรุนแรงต่อสุขภาพและชีวิต อาทิ โรคหัวใจ
ต่อไป ระบุว่าสาเหตุที่ก่อให้เกิดโรคนี้มีอะไร แล้วดำเนินการขจัดตัวหลักๆ ที่ทำได้ เช่น การกินอาหารที่มีไขมันสูง การสูบบุหรี่ การไม่ออกกำลังกาย
บางอย่างดักไม่ได้ ไล่ไม่ไป เช่น เป็นกรรมพันธุ์ ก็ต้องทำใจ เลือกเกิดไม่ได้ แค่กันเหตุที่จัดการได้เต็มที่ ก็ถือว่าดีเยี่ยมแล้วค่ะ
นอกจากดักและกันไม่ให้วิกฤติเกิดแล้ว ขั้นตอนนี้ ต้องมีการวางแผนสำหรับขั้นที่ 2 และ 3 จนจบกระบวนการ
เมื่อขั้นที่หนึ่งกันเจ้าวิกฤติไม่อยู่ จะต้องเริ่มใช้แผนขั้น 2 ว่าจะดูแลรับมือเขาอย่างไร ไม่ให้เขาสร้างปัญหายิ่งใหญ่ และสยบเขาให้ได้อย่างรวดเร็ว
2.ดำเนินการยามเกิดวิกฤติ
ในชีวิตจริง ต้องตระหนักว่าวิกฤติย่อมมีโอกาสเกิด แม้เราลงทุนลงแรงในขั้นตอนดักอย่างเต็มที่ ไม่มีประมาทก็ตาม
เกิดเป็นเกิด
หน้าที่เราคือต้องรับมืออย่างเก่ง แกร่ง และเข้มแข็งกว่าวิกฤติ
อาทิ โรคหัวใจ แม้พยายามกันอย่างเต็มกำลัง แต่ใจเจ้ากรรมยังยืนยันจะวาย ต้องเตรียมแผนรองรับ เช่น มียาใกล้ตัวยามฉุกเฉิน เป็นต้น
หรือในกรณีไฟไหม้ ซึ่งคาดได้ว่าเป็นวิกฤติที่อาจเกิด วิธีดักในขั้นแรก คือการป้องกันไม่ให้เกิด เช่น ห้ามนำวัสดุไวไฟเข้าในอาคาร
แต่หากไฟไหม้จริง แผนฉุกเฉินให้เดินตามยามวิกฤติ เช่น การอพยพคนออกจากตึก ก็ต้องใช้ได้ทันที เพื่อบรรเทาความสูญเสีย ระหว่างนั้นก็เริ่มดำเนินการตามแผนดับเพลิงเพื่อสยบไฟในที่สุด
ความยากลำบากของขั้นตอนนี้ คือ ความกดดัน ในภาวะคับขัน ทั้งด้านเวลา และผลกระทบที่อาจเกิด
การซ้อมทำตามแผน จึงเป็นหนทางหนึ่งซึ่งจะช่วยลดความโกลาหลยามเกิดของจริง
ที่สำคัญ ผู้นำต้องกล้าตัดสินใจภายใต้ภาวะกดดัน
ตัวที่จะเป็นหลักชี้นำในการตัดสินใจภายใต้วิกฤติ คือ ปัจจัยที่องค์กร หรือ ผู้นำต้องให้ความสำคัญสูงสุด เช่น ประเทศชาติต้องมาก่อน ดังนั้น ไม่ว่าจะสับสนอย่างไร ไม่ว่าจะมืดมนจับต้นชนปลายไม่ได้ขนาดไหน ต้องเลือกประโยชน์ของชาติเหนือสิ่งอื่นใด หากทำการใดให้ชาติเสียหาย ต้องยุติทันที
3.เดินต่อ
การบริหารวิกฤติมิได้จบเพียงหยุดวิกฤติให้อยู่ แต่ต้องมองเลยไปว่าต้องทำอย่างไรให้สามารถกลับไปเดินต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเร็วสุดเท่าที่จะทำได้
อาทิ กรณีอาคารเกิดไฟไหม้ ต้องมีแผน “เดินต่อ” ไว้ตั้งแต่ต้น เช่น สำนักงานสำรองต้องไปใช้ที่ไหน ระบบใดต้องเร่งซื้อ เร่งทำก่อน ข้อมูลสำคัญใดต้องสำรองไว้นอกอาคารตั้งแต่ก่อนเกิดเหตุ จะได้มีเผื่อไว้ทำงานต่อไปได้ ไม่สะดุด ไม่ต้องหยุดยาว
ท้ายที่สุด สิ่งที่สำคัญยิ่งในกระบวนการนี้ คือ ต้องต่างหันกลับไปมองว่า ปัญหาที่เกิด สอนอะไรเราบ้าง ทีหน้าทีหลังจะได้ทั้งแก้และกันอย่างรู้เท่าทันวิกฤติ
ชีวิตเราต้องดีขึ้นค่ะ
สำนักงานบัญชีและธุรกิจ พี.เอ.แอล.,สำนักงานสอบบัญชี พีแอนด์อี
ทำบัญชี,สอบบัญชี,ที่ปรึกษา,จดทะเบียนธุรกิจ,วางระบบบัญชี
